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工程监理企业信息化管理现状及建设研究

摘要:信息化管理是近些年来提升企业工作效率的有效的管理模式,标志着企业走进了新的数据时代。本文主要从工程监理企业信息化建设的视角,通过信息化平台建设的四个阶段:即准备阶段、实施阶段…

摘要:信息化管理是近些年来提升企业工作效率的有效的管理模式,标志着企业走进了新的数据时代。本文主要从工程监理企业信息化建设的视角,通过信息化平台建设的四个阶段:即准备阶段、实施阶段、反馈阶段、总结阶段来解析其建设过程,并就监理企业信息化在如今的大数据时代的发展给予期待。

关键词:工程监理企业;信息化管理;信息化建设
1监理企业信息化管理的现状
自20世纪90年代起,随着监理行业日益激烈的竞争,信息化水平的提高、工作效率的提高成为了企业竞争力的核心。但是在“大同小异”的工作制度面前,所有提升工作效率的手段都略显卑微,直到“信息化管理”的概念进入了工程监理的视野。从早期的局域网办公,到如今的信息化系统管理,都是以数据资源共享为基础,以合理化办公流程为前提,以节省工作资源为目的,逐步实现企业工作流程由繁至简的转变,从而有效的提高企业的竞争力。然而,信息化管理并不能被所有企业所认可,导致该现状的原因也有很多:其一是我国缺乏统一的数据标准和适用的数据库,集成度不高,不利于信息技术的推广。这就涉及到我国数据标准体系的建立,及统一软件数据接口,当数据接口统一,所有软件可以形成数据互通,信息化管理将进入一个新的时代;其二是企业对信息化的认识不够,对职员的普及、推广存在问题。很多企业不愿在信息化管理软件中投入更多的资金,原因是短时间内不会为企业带来效益,反而会增加负担;另外信息化管理软件的使用深度及范围也是参差不齐,信息化管理软件所带来的效益,更多需要根据企业实际状况选择使用一个能与企业实际相融合的软件,这是目前大部分企业应首先着手解决的问题。
2监理企业信息化平台的建设研究
2.1准备阶段
准备阶段,即企业在信息化平台建设初期,所需要做的准备工作。该阶段应涵盖以下内容:1)调研收集:好的开始是成功的一半,对于信息化平台的建设也是如此。好的开始,即为根据网络、同行业、以及实地调查了解将得到的信息进行分析,企业为信息化项目投入的资金,以及企业管理体制等多方面的因素,为企业挑选,甚至于量身打造最为合适的信息化管理系统,并缩小软件开发商的选择范围。2)过程梳理:在通过招标确定软件开发商并签订合同后,邀请开发商制定企业信息化工作计划及实施内容。同时通知企业各部门推选出一位对本部门工作流程了解详尽的人员,准备好随时配合流程梳理工作。信息化平台的运行,是以提高工作效率为前提的,而保证工作效率提高的基础则是合理的工作流程,工作流程顺畅,信息化管理才有了保障。在过程梳理中,除了流程梳理之外,第二项重要的工作则是工作模块及模板的梳理。各部门需要将各自模块内的功能需求予以提出。例如:行政工作日常工作中需要负责管理公司用印,则按具体分类,配置公章用印流程等,并具体至文件名称,更便于员工申请。并且是否需要电子印章,有哪些文件可使用电子印章,都需要作出具体说明。在提出功能需求时,文件模板可以一并提供。文件的数据获取可以为多种形式,人工输入、链接位置获取都可以,但是生成的文件一定要符合工作需求以及规范,即为文件模板。该环节也是不可或缺的。3)交流协调:“滴水穿石,非一日之功”,准备阶段后期,则需要信息化建设参与各方更多的交流沟通,建立工作群组,将每日的工作动态及时的进行发布。交流协调过程即是提出问题及解决问题的过程。企业及开发单位可建立工作记录及问题提出、修改档案,其中可对提出的问题以文字以及图片等方式进行回复。可根据实际状况,调整交流周期。
2.2实施阶段
实施阶段即为信息化平台建设阶段。该阶段工作应涵盖一下四点工作内容:1)主体结构:与软件开发方确定信息化平台的主体结构形式,并要求开发方于开始具体内部功能开发前对主题结构进行交底。工程监理企业需组织人员对主体结构进行考察、提问,并给出意见及修改建议。2)功能设置:在对信息化平台主体结构进行商定后,进入模块开发阶段。在此阶段各个部门需紧密配合开发工作,提出对模块的功能需求,包括添加、删除、上传、下载、是否要相关流程进行设定、数据表达方式等都需要根据模块的不同进行选择。3)及时沟通:工程监理企业应将重点放在与开发方的阶段性交流上,例如每隔一周进行一次信息化平台建设展示及交流,并在展示过程中总结工程监理方所需要提出的问题,整理成文,并在交流过程中向开发方提出。此项工作能更有效的减少在开发实施阶段中,因开发方对工程监理行业的需求不了解而在平台建设中产生的逻辑性错误及误解。4)组织培训:在实施阶段后期,在信息化平台的雏形已经建成的情况下,需邀请开发方组织人员对工程监理企业员工进行交流培训,让员工充分的理解信息化平台建设的意义及优势,减少员工对新运行模式的抵触。与此同时,培训可以让员工对信息化平台有一个更深入的理解,并且熟悉平台操作,提升在未来正式使用的工作效率。
2.3反馈阶段
反馈阶段,即是信息化平台在开发工作完成后,使用企业对平台进行试运行测试并将使用中存在的问题予以反馈。1)角色试运行:监理企业组织人员按角色分配对信息化平台中所有模块、流程进行测试,以保证模块功能完整,且工作流程符合企业程序文件。将发现问题及时的进行反馈。2)整体试运行:监理企业下发信息化平台整体试运行通知,所有员工参与测试。完善员工个人资料、项目工程资料、日常工作实行信息化平台及原工作流两步走。基础资料完善后,对信息化平台基于基础资料的流程进行测试,并收集问题进行反馈。同时,对于平台中的其他工作流程进行进一步、高频率的测试,并收集问题进行反馈。3)二次开发:在开发方将企业反馈问题处理完成后,根据企业需求,考虑是否需要在平台中添加新功能。并将所需新添加项整理成文,邀请设计方参加研讨会,细化功能需求。
2.4总结阶段
1)信息化平台规范化管理。编制《信息化平台管理实施方案》及《监理项目信息化管理办法》增强对信息化平台中的操作及数据的管控,规范化信息化平台的使用。2)信息化平台运行状况。对信息化平台的使用状况进行统计,包括登录统计、流程使用统计、资料上传统计等,反映出信息化平台的使用情况。同时,对使用中容易产生错误的操作予以统计,并编制《信息化平台使用手册》对企业员工信息化平台操作进行指导。3)信息化管理的优势及价值。(1)有利于提高公司对项目监理机构的整体管理水平和监控能力,规范和优化项目监理业务流程,督促项目监理机构落实监理责任。(2)规范公司内部管理,优化业务流程,有利于提升公司的核心竞争力。(3)便于知识的积累和共享,有利于创建学习型企业。(4)创新管理模式,为公司顺应监理企业发展的趋势,逐步向项目管理公司转变夯实基础。(5)丰富和发展监理企业信息化管理的相关理论,为其他监理企业的相关研究提供借鉴。
3信息化平台多元化数据接轨
3.1与大数据接轨
如今,“信息化”与“大数据”等词汇正充斥着我们的生活,两者的关系也是如胶似漆。大数据是将种类多、数量大的数据信息收集整理,形成数据资源,而数据资源的传输载体则是由信息技术来充当。可以说信息技术为大数据的前行扫平主要障碍,传感、存储、传输以及处理技术的发展,都是大数据赖以生存、发展的前提。企业信息化,可以认为是大数据中的末梢神经,通过信息化进行数据的监理企业信息化管理获取、交换,提升企业竞争力。
3.2与五方责任主体接轨
工程项目中,五方责任主体的沟通是冗杂的,每一方面及时的信息交流尤为重要。信息化的建设,是化解此问题的必经之路。通过信息化将五方责任主体紧密联系在一起,每一方都可以将信息及时共享在信息化平台中,而其他各方也可以及时根据得到的信息给与回馈,从而大大减少了由于信息交流不畅所引发的各类问题,实现共赢。
4结论
信息化的发展是现今企业的必经之路,是与外界信息接轨的源头。大数据时代的来临,更将企业竞争推到了不进则退的境地,信息化则成为了企业竞争力中的重中之重。企业信息化的建设,则需要符合公司工作需求、工作流程。成功的信息化建设,则会为企业创造办公管理效率和水平的提升、优化业务流程、创新管理模式等新的企业竞争力。为企业的发展融入新血液,推进企业攀上更高的顶峰。正所谓“不积跬步无以至千里”,信息化的建设也不是一朝一夕就可以完成的,它需要所有人员的不懈努力,“取其精华,去其糟粕”,才能走出一条符合企业规划的独特路线,最终使企业达到质的飞越,走向强者之巅。
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